گاهی ذهن ما توان به خاطر سپردن و زمان بندی کردن برای همه کارهای ما را ندارد در این شرایط است که نرم افزارهای برنامهریزی به کمک ما میایند. همیشه نمیتوانید یک پلنر کاغذی به همراه داشته باشید. گاهی هم اطلاعات خط خورده اضافی روی کاغذ سرسام آور میشوند. پس بهترین گرینه پلنرهای دیجیتالی ای هستند که علاوه بریادآوری کردن میتوانند به کارها نظم دهند و کارهای انجام شده را حذف کنند.با وجود گزینه های بسیار زیاد، انتخاب ابزار مناسب برای نیازهای شما می تواند یک فرآیند پیچیده باشد. به همین منظور ما در این مطلب قصد داریم شما را با بهترین اپلیکیشن های برنامه ریزی و مدیریت کارها آشنا کنیم.
اهمیت استفاده از برنامه های مدیریت امور روزانه
- ایجاد وظایف: وظایف را ایجاد کنید، آنها را به وظایف فرعی تقسیم و به اعضای تیم اختصاص دهید.
- زمان بندی و مهلت ها: تاریخ های سررسید، یادآوری ها و کارهای تکراری را تنظیم کنید.
- اولویت بندی: وظایف را بر اساس اهمیت یا فوریت رتبه بندی کنید.
- ردیابی پیشرفت: وضعیت را کنترل کنید و عملکرد را در طول زمان پیگیری نمائید.
- همکاری: به اعضای تیم اجازه دهید نظر بدهند، فایل ها را به اشتراک بگذارند و با هم کار کنند.
- یکپارچه سازی: با تقویم، ایمیل یا سایر ابزارهای بهره وری ارتباط برقرار کنید.
- گزارش و بینش: بهره وری را ردیابی کنید، مشکلات را شناسایی و پیشرفت را با استفاده از گزارش ها یا تجزیه و تحلیل ارزیابی نمائید.
- سازماندهی بهبود یافته: آنها به افراد و تیم ها کمک می کنند تا با ایجاد دید واضح در مورد آنچه که باید انجام شود و در چه زمانی سازماندهی می شوند.
- مقیاس پذیری: آنها می توانند هر چیزی از لیست کارهای شخصی گرفته تا مدیریت پروژه پیچیده برای تیم های بزرگ را پشتیبانی کنند.
معرفی بهترین اپلیکیشن های برنامه ریزی
Smartsheet
ویژگی ها:
- وظایفی را به کاربران با ستون های تماس اختصاص دهید.
- برای همکاری بیدرنگ از منشنها در نظرات استفاده کنید.
- برگه های کامل یا گزارش های فیلتر شده را با اعضای تیم، شرکای خارجی یا مشتریان به اشتراک بگذارید.
- دادهها را از چندین برگه به یک مکان بکشید.
- برگه ها را مشاهده کنید، وظایف را بهروزرسانی کنید و مستقیماً از برنامههایموبایل با یکدیگر همکاری کنید.
Monday
ویژگی ها:
- وظایف ایجاد کنید، صاحبان را اختصاص دهید، ضرب الاجل تعیین کنید.
- پروژه های بزرگتر را به وظایف فرعی تقسیم کنید.
- پیشرفت را به صورت بصری با ستون های وضعیت قابل تنظیم پیگیری کنید.
- داشبوردهای سفارشی بسازید تا عملکرد تیم، ضرب الاجل ها، بودجه ها و غیره را تجسم کنید.
- معیارهای کلیدی را در چندین پروژه پیگیری کن
Confluence
ویژگی ها:
- فضاهای کاری مشترک: این ابزار به تیم ها اجازه می دهد اسناد، طرح های پروژه، یادداشت های جلسه و موارد دیگر را ایجاد، سازماندهی و همکاری کنند.
- ایجاد صفحه و الگوها: کاربران می توانند صفحاتی را برای اهداف مختلف مانند برنامه ریزی پروژه، مستندسازی یا یادداشت های جلسه ایجاد کنند.
- همکاری هم زمان: تیم ها می توانند در اسناد به طور هم زمان با یکدیگر همکاری کنند، نظرات خود را بگذارند و در مورد بخشهای خاصی از محتوا بحث کنند و ارتباطات و هماهنگی را بهبود بخشند.
- عملکرد جستجو: این ابزارعملکرد جستجوی قدرتمندی را ارائه می دهد که به کاربران امکان می دهد اسناد، صفحات و محتوای مرتبط با وظایف و پروژه های خود را به سرعت پیدا کنند.
- مجوزها و امنیت: کنترل دقیقی بر روی افرادی که می توانند محتوا را مشاهده، ویرایش و مدیریت کنند، فراهم می کند و از ایمن بودن اطلاعات حساس اطمینان می دهد.
- داشبوردهای قابل تنظیم: کاربران می توانند داشبورد Confluence خود را برای نمایش وظایف، صفحات و پروژه های مرتبط برای دسترسی آسان سفارشی کنند.
Wrike
ویژگی ها:
- ایجاد کار: کاربران می توانند وظایفی را ایجاد کنند، آنها را به اعضای تیم اختصاص دهند و تاریخ سررسید را تعیین کنند.
- برنامه ریزی پروژه: این ابزارهایی را برای برنامه ریزی پروژه فراهم می کند، مانند نمودار گانت، وابستگی وظایف و جدول زمانی.
- ردیابی وظایف: به کاربران امکان می دهد پیشرفت ها و به روز رسانی ها را در زمان واقعی ردیابی کنند.
- نظرات و بحثها: اعضای تیم می توانند در مورد وظایف نظر بدهند و ارتباط را مستقیم تر و منظم تر می کنند.
- به اشتراک گذاری فایل: برای دسترسی آسان و همکاری بین اعضای تیم، می توان فایل ها را به وظایف و پروژه ها پیوست کرد.
- ثبت زمان: کاربران می توانند میزان زمان صرف شده برای وظایف را ردیابی کنند و ارزیابی بهره وری و مدیریت ساعات کاری را برای تیم ها آسان تر می کند.
- گردش کار سفارشی: تیم ها می توانند گردش های کاری سفارشی را متناسب با نیازهای خاص خود ایجاد کنند و کارایی را بهبود بخشند.
- داشبوردهای سفارشی: کاربران می توانند داشبوردها را برای ردیابی مهم ترین وظایف و معیارها سفارشی کنند و نمای شخصی از پیشرفت را ارائه دهند.
Productive
ویژگی ها:
- مدیریت وظایف: مولد به کاربران اجازه می دهد تا وظایفی را ایجاد کنند، آنها را به اعضای تیم اختصاص دهند، ضرب الاجل تعیین کنند و پیشرفت را به راحتی پیگیری نمایند.
- الگوهای پروژه: الگوهای پروژه قابل استفاده مجدد ایجاد کنید تا راه اندازی پروژه های جدیدی را که از گردش کار مشابه پیروی می کنند ساده کنید.
- ثبت زمان: زمان صرف شده برای وظایف، پروژه ها و مشتریان را به راحتی پیگیری کنید.
- ساعات صورت حساب: ساعت های قابل پرداخت و غیرقابل پرداخت را پیگیری کنید تا از صورت حساب مناسب مشتری اطمینان حاصل نمائید.
- فاکتورهای سفارشی: فاکتورهای حرفه ای را بر اساس زمان پیگیری شده، هزینه ها و هزینه های ثابت پروژه ایجاد کنید.
- صورت حساب های تکرارشونده: فاکتورهای تکرارشونده را برای کارهای در حال انجام یا پروژههای مبتنی بر نگهدارنده تنظیم کنید.
- همکاری تیمی: تیم ها می توانند با اشتراک گذاری یادداشتها، فایلها و بهروزرسانیها در پلتفرم، روی وظایف و پروژهها همکاری کنند.
- پورتال مشتری: وضعیت پروژه، جدول زمانی و اسناد را از طریق یک پورتال اختصاصی با مشتریان به اشتراک بگذارید.
- مدیریت مرخصی: درخواستهای مرخصی کارکنان را مدیریت کنید، مطمئن شوید که در دسترس بودن تیم شما همیشه در نظر گرفته میشود.
- گزارش های سفارشی: گزارش های دقیق در مورد زمان، پیشرفت پروژه، سودآوری و سایر معیارهای کلیدی ایجاد کنید.
- عملکرد تیم: عملکرد اعضای تیم، بهره وری و استفاده از منابع را از طریق تجزیه و تحلیل دقیق پیگیری کنید.
- اتوماسیون گردش کار: کارهای تکراری مانند تخصیص کار، اعلانها و یادآوریها را برای بهبود کارایی بهطور خودکار انجام دهید.
ClickUp
ویژگی ها:
- وظایف، وظایف فرعی و چک لیست ایجاد کنید.
- وظایفی را با تاریخ مقرر، اولویت ها و برچسب ها به اعضای تیم اختصاص دهید.
- داشبوردهای سفارشی بسازید تا پیشرفت را تجسم کنید.
- عملکرد تیم را با ویجت ها و نمودارها پیگیری کنید.
- به طور خودکار وظایف را اختصاص دهید، وضعیت ها را بهروزرسانی کنید یا زمانی که محرک های خاصی رخ می دهند، اعلان ارسال کنید.
- گردش کار را سفارشی کنید تا فرآیندهای تیم خود را منعکس کند.
- از الگوها استفاده کنید یا قالب خود را ایجاد کنید تا مدیریت کار را خودکار و ساده نمائید.
این اپلیکیشن ها برای برنامه ریزی کارهای تخصصی شما مناسب اند. برای زمان هایی که نیاز دارید to do list شما بیشتر از یک لیست و تیک باشد و قابلیت های بهتری ارائه کند تا با تمرکز و سامان دهی بیشتر برنامه ریزی کنید. یادگیری کار کردن با برخی از این اپلیکیشن ها ممکن است کمی طول بکشد اما ارزشش را دارد.